信息中心档案管理制度

一、总则       

1.为加强部门档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为中心发展服务，特制定本制度。    

2.部门档案，是指部门从事信息化建设、管理以及其他各项活动直接形成的对中心有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

3.承办人员应保证经办文件的系统完整。结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。       

二、文件材料的收集管理       

1.部门指定专人负责文件材料的管理。    

2.文件材料的收集由部门经办人员负责整理，交部门负责人审阅后归档。         

三、归档要求    

1.本部门在工作活动中形成和使用的各种有保存价值的文件以及其它有关材料、录章录像带、照片、文电等应立卷归档。

2.必须按本部门立卷归档分类方案，将各种有保存价值的文件材料收集齐全完整，由档案人员立卷。

3.每年将有保存价值的文件材料，按照“年度”和文件形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，分类准确，合理组卷。

4.立卷要做到书面材料规范，排列顺序正确，目录、页码清楚，标量确切简明，保管期限划分准确，案卷装订整齐美观。

5.分类建立电子档案目录，便于查阅。

四、档案管理人员职责    

1.按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。    

2.按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。    

3.工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护中心档案的完整与安全。    

五、档案的利用

1.部门档案只有学校内部人员可以借阅，报主管人员批准后，方可借阅。

2.建立档案出入台账，建立借、查、阅登记簿；档案借阅的最长期限为两周；对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报主管领导处理。 

3.不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经领导批准才能摘抄或复制。    

4.必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。    

5.不准转借，必须专人专用。    

6.用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续。   

六、档案保密制度：

1.档案工作人员必须严格遵守纪律，保守秘密，不得擅自扩大档案利用范围，不得泄露档案内容。
    2.严格档案借阅制度，健全手续，做到万无一失。
    3.不利于保密的地方不得存放机密文件和资料。
    4.不得私自将机密文件和档案带回家中和公共场所查阅。
    5.不在普通电话、明码电报、通信中涉及档案机密。

七、本办法即日起开始执行。

信息中心

2020年10月16日